Senden eines Berichts oder Dokuments per E-Mail

Sie können einen Bericht, ein Dokument oder ein Dossier an jede beliebige E-Mail-Adresse versenden. Sie können einen Bericht, ein Dokument oder ein Dossier auch direkt aus dem Ordner, in dem er/es sich befindet, versenden.

Schritte zum Versenden eines Dossiers als E-Mail finden Sie unter Versenden eines Dossiers per E-Mail.

Sie müssen über das Privileg „Jetzt senden verwenden" verfügen.

Um einen Bericht oder ein Dokument an die Historienliste zu senden, müssen Sie über das Privileg „Web - Abonnement für Historienliste" verfügen.

Um eine Verknüpfung zum Speicherort eines Berichts oder Dokuments in der Historienliste per E-Mail zu versenden, müssen Sie über das Privileg „Verknüpfung zu Historienliste in E-Mail verwenden" verfügen.

Um die Aufsplittungsfunktionalität zum Aufteilen eines Berichts oder Dokuments in mehrere Dateien zu verwenden, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Bericht oder das Dokument müssen wenigstens ein Attribut im Page-By enthalten.
  • Sie müssen über das Privileg „Dateilokation erstellen" verfügen.

So versenden Sie einen Bericht oder ein Dokument als E-Mail

  1. Klicken Sie auf den Namen eines Berichts oder Dokuments, um ihn/es auszuführen.
  2. So öffnen Sie das Dialogfeld „Jetzt senden":
    • Für ein Dokument: Klicken Sie das Menü-Symbol Menü-Symbol (der Hamburger) rechts an und wählen Sie Jetzt senden.

    • Für einen Bericht: Wählen Sie im Menü Startseite die Option Jetzt senden aus.

  3. Klicken Sie auf An, um die E-Mail-Adresse des Empfängers zu finden. Die Empfängerauswahl wird geöffnet.
  4. Wählen Sie eine Adresse aus der Dropdown-Liste Verfügbar aus. Sehen Sie die korrekte zu verwendende E-Mail-Adresse nicht, geben Sie den Adressnamen und die Physische Adresse in die entsprechenden Felder ein und klicken auf Zu Empfängern hinzufügen, um eine neue Adresse hinzuzufügen.
  5. Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld „Jetzt senden" zurückzukehren.
  6. In der Dropdown-Liste Senden legen Sie fest, an wen der Bericht oder das Dokument gesendet wird, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
    • Daten in E-Mail: Der Bericht oder das Dokument wird in der E-Mail angezeigt.
    • Daten in E-Mail und an Historienliste: Der Bericht oder das Dokument wird in der E-Mail angezeigt und auch an die Historienliste übergeben.
    • Daten und Verknüpfung zu Historienliste in E-Mail: Der Bericht oder das Dokument wird in der E-Mail angezeigt, zusammen mit einer Verknüpfung zur Historienliste-Speicherstelle des Berichts oder Dokuments.

    • Verknüpfung zu Historienliste in E-Mail: In der E-Mail wird eine Verknüpfung zum Speicherort der Historienliste des Berichts oder Dokuments angegeben.

    Die verfügbaren Optionen können abhängig von den Ihnen zugewiesenen Privilegien variieren. Weitere Informationen zu den benötigten Privilegien finden Sie unter den Voraussetzungen.

  7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bereitstellungsformat das Format aus, in dem Sie den Bericht oder das Dokument versenden möchten. Sie können zwischen HTML, Excel und PDF wählen. Wenn „Excel" oder „PDF" ausgewählt ist, wird der Bericht oder das Dokument der E-Mail als Anhang beigefügt. Wenn Sie ein anderes Format als HTML wählen, können Sie die Größe des Anhangs reduzieren, indem Sie das Kontrollkästchen Inhalt komprimieren auswählen.
  8. Sie können das Trennzeichen – wie ein Komma oder einen Tabulator – angeben, das verwendet wird, um Werte in einem Bericht oder Dokument voneinander zu trennen. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Trennzeichen eine der folgenden Optionen aus:
    • Um ein Trennzeichen aus der Liste auszuwählen, wählen Sie das Trennzeichen aus, das Sie verwenden möchten, wie Komma oder Leerzeichen.

    • Um Ihr eigenes Trennzeichen anzugeben, wählen Sie Sonstiges und geben dann das Zeichen, das Sie als Trennzeichen verwenden möchten, in das Feld ein.

    Die Option „Trennzeichen" ist nur verfügbar, wenn die Option „Bereitstellungsformat" auf „Unformatierter Text" eingestellt ist.

  9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Page-By-Felder erweitern, um alle Objekte in der Page-By-Dropdown-Liste zu drucken, wenn der Bericht oder das Dokument als E-Mail versendet wird.
  10. Sie können einen Bericht oder ein Dokument in mehrere Dateien aufteilen oder aufsplitten. Jede Datei enthält einen Teil der Daten basierend auf den Daten, die verwendet werden, um den Bericht oder das Dokument zu gruppieren. Dokumente, die mehrere Layouts enthalten, können aufgeteilt werden, falls jedes Layout die für die Aufsplittung ausgewählten Attribute enthält. Um den Bericht oder das Dokument aufzusplitten, schließen Sie die folgenden Schritte ab:

    1. Klicken Sie auf Aufsplitten. Der Editor für Aufsplittungskriterien wird angezeigt, wobei alle Attribute, die zur Gruppierung des Berichts oder Dokuments verwendet werden, in der Liste „Verfügbare Attribute" aufgelistet werden.

      Wird eine Meldung „Keine aufzusplittenden Elemente verfügbar" angezeigt, müssen Sie wenigstens ein Attribut in den Abschnitt „Page-By" (für Berichte) oder den Abschnitt „Gruppierung" (für Dokumente) platzieren.

    2. Wählen Sie in der Liste „Verfügbare Attribute" die Attribute aus, nach denen die Daten aufgeteilt werden sollen, und klicken Sie dann auf >, um sie in die Liste „Ausgewählte Attribute" zu verschieben. Wenn das Abonnement ausgeführt wird, wird eine einzelne Datei für jedes Element eines jeden ausgewählten Attributs erstellt.
    3. Um sicherzustellen, dass jeder Datei ein eindeutiger Name gegeben wird, wenn das Abonnement ausgeführt wird, können Sie ein Makro in das Feld Dateiname eingeben. Wenn Sie beispielsweise die Attribute „Region" und „Kategorie" auswählen, um das Dokument aufzusplitten, können Sie das folgende Makro eingeben: {[Region]@[DESC]},{[Category]@[DESC]}. Wird das Abonnement ausgeführt, wird jeder Datei ein Dateiname gegeben, der mit den Namen der Attributelemente beginnt, die verwendet wurden, um die Datei zu erzeugen; wie Central, Books oder Central, Electronics.
  11. Geben Sie in die Zeile Betreff eine Beschreibung für den per E-Mail zu sendenden Bericht oder das zu sendende Dokument ein.
  12. Wenn Sie möchten, dass in der E-Mail eine Nachricht angezeigt wird, geben Sie den Text in das Feld Nachricht ein.
  13. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Bericht oder das Dokument in einer Zip-Datei einzufügen:
    1. Erweitern Sie Erweiterte Optionen, indem Sie auf Symbol „Erweitern klicken.
    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Passwortgeschützte Zip-Datei, wenn Sie die Zip-Datei durch Angabe eines Kennworts schützen möchten. Geben Sie ein Kennwort für die Zip-Datei ein.
    3. Geben Sie den Namen für die Zip-Datei in das Feld Zip-Dateiname ein.
  14. Standardmäßig gilt: Haben Sie eine Kontaktgruppe als den Empfänger des Berichts oder Dokuments ausgewählt, verwendet MicroStrategy den Sicherheitsfilter der Kontaktgruppe als Ganzes, wenn der Bericht oder das Dokument zugestellt wird. Um stattdessen die separaten Sicherheitsfilter für jedes Mitglied der abonnierten Kontaktgruppe zu verwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontaktsicherheit für jedes Gruppenmitglied verwenden.
  15. Klicken Sie auf OK. Der Bericht oder das Dokument wird an die festgelegte E-Mail-Adresse gesendet.

So versenden Sie einen Bericht, ein Dokument oder ein Dossier per E-Mail aus dessen Ordner

Gehen Sie, abhängig von Ihrer Anzeige in MicroStrategy Web, folgendermaßen vor:

  • Große Symbolansicht: Klicken Sie auf die Verknüpfung Jetzt senden unter dem Symbol für den Bericht, das Dokument oder das Dossier.
  • Listenansicht: Klicken Sie auf das Symbol Jetzt senden in der Spalte Aktionen.